Prise en main de la fonctionnalité "Activité Bancaire"

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Que dois-je faire ?

Consulter les notifications dans la clochette en haut à droite qui vous invite à :

  1. Vérifier les suggestions de catégorisations
  2. Catégoriser les transactions non renseignées

 

Les catégorisations sont-elles automatiques ?

Votre nouveau relevé d'opération élimine le travail fastidieux normalement nécessaire pour catégoriser les transactions bancaires. Après trois mois d'utilisation, l'algorithme d'Intelligence Artificielle peut réaliser plus de 90% du travail de suggestion de catégorisation.

Au démarrage la moitié des suggestions de catégorisations sont proposées automatiquement, puis au bout de quelques jours l’algorithme apprend grâce à vous comment classer les transactions.

 

Comment cela fonctionne ?

Chaque transaction bancaire est en premier lieu rapprochée avec les Factures existantes client et fournisseur (par exemple le règlement de 10,000 € d'un client sera rapproché avec la facture de 10,000 € qui était due).

Ensuite si aucune solution n’est trouvée, est alors suggérée une catégorisation (par exemple le paiement de votre facture de téléphone sera catégorisé automatiquement en "Frais postaux et de télécommunication").

Pour les transactions qui ne sont pas reconnues, la transaction sera définie comme « non catégorisée » ou «dépense à catégoriser » et cette transaction nécessitera votre attention. Vous trouverez des notifications en haut à droite sur l’icône représentant une clochette, vous permettant de voir :

  • Les transactions à vérifier
  • Les transactions à catégoriser

Une fois que vous avez sauvegardé les transactions “à vérifier”, vous pouvez toutes les “Valider” en cliquant sur l'icône en haut de l'écran.

Cela permettra de mettre à jour votre“Relevé d’Opérations Catégorisées”.

 

Comment Catégoriser manuellement ?

Si la transaction est négative, il s’agit de catégoriser :

  • Le type de Dépense (en tapant le libellé ex : Frais de déplacement, charges sociales...)
  • Le Fournisseur (Total, URSSAF...)
  • La TVA déductible (20%, 10%...)
  • La pièce justificative (reçu scanné ou pris en photo)

Si la transaction est positive, il s’agit de catégoriser :

  • Le type de Recette (en tapant le libellé ex : Ventes de produits, Ventes de services...)
  • Le Client
  • La TVA collectée (20%, 10%...)

 

Comment Rapprocher manuellement ?

Dans le cas où la transaction est “non catégorisée” ou que la suggestion ne convient pas, vous avez la possibilité de faire un rapprochement avec les Factures clients et fournisseurs préalablement enregistrées.

Il suffit de cliquer sur la flèche puis sur le bouton “rapprocher”. Une liste des factures à rapprocher apparaît, il vous suffit simplement de décocher éventuellement la proposition automatique pour venir rapprocher la bonne facture.

Selon le cas suivant, Transaction “non catégorisée” :

Si la transaction est positive :

Cliquer sur le bouton Rapprocher :

  • Facture Client : sélectionner le ou les factures correspondantes et Sauvegarder
  • Encaissement de vente : sélectionner le ou les encaissement correspondantes et Sauvegarder
  • Dépôt bancaire : sélectionner le ou les dépôts bancaires correspondant et Sauvegarder
  • Dépense : sélectionner le ou les dépenses correspondantes et Sauvegarder
  • Avoir fournisseur : sélectionner le ou les avoirs fournisseurs correspondantes et Sauvegarder
  • Virement bancaire : sélectionner le virement bancaire correspondant et Sauvegarder
  • Clôture de caisse : apparaît seulement si l’option “gérez vous la caisse” est activée

 

Si la transaction est négative :

Cliquer sur le bouton Rapprocher :

  • Dépense : sélectionner les dépenses correspondantes et Sauvegarder
  • Facture fournisseur : sélectionner les factures correspondantes et Sauvegarder
  • Avoir client : sélectionner l’avoir client correspondant et Sauvegarder
  • Dépôt bancaire : sélectionner le dépôt bancaire correspondant et Sauvegarder

 

Selon le cas suivant, Transaction “à vérifier” :

Si la transaction est positive :

Cliquer sur la Catégorie pour faire apparaître le bouton "Rapprocher". Décocher l’encaissement de Vente puis :

  • Facture Client : sélectionner les factures correspondantes et Sauvegarder
  • Encaissement de vente : sélectionner le ou les encaissement correspondantes et Sauvegarder
  • Dépôt bancaire : sélectionner le ou les dépôts bancaires correspondant et Sauvegarder
  • Dépense : sélectionner le ou les dépenses correspondantes et Sauvegarder
  • Avoir fournisseur : sélectionner le ou les avoirs fournisseurs correspondantes et Sauvegarder
  • Virement bancaire : sélectionner le virement bancaire correspondant et Sauvegarder
  • Clôture de caisse : apparaît seulement si l’option “gérez vous la caisse” est activée

Si la transaction est négative :

Cliquer sur la Catégorie pour faire apparaître le bouton "Rapprocher". Décocher la dépense puis :

  • Dépense : sélectionner les factures correspondantes et Sauvegarder
  • Avoir client : sélectionner l’avoir client correspondant et Sauvegarder
  • Facture fournisseur : sélectionner les factures correspondantes et Sauvegarder
  • Dépôt bancaire : sélectionner le dépôt bancaire correspondant et Sauvegarder

 

A quoi me sert l'icône "relancer le rapprochement" ?

Cela vous permet de catégoriser en masse des transactions identiques qui n'ont pas été reconnues et qui se retrouvent dans l'onglet des transactions "A catégoriser".

 

Comment relancer le rapprochement ?

Ex: Vous avez effectué trois pleins d'essence dans le mois réglés par chèque. Ces transactions arrivent dans l'onglet "A catégoriser", il vous suffit d'en catégoriser une puis de cliquer sur l'icône afin qu'elles soient toutes catégorisées à l'identique.

 

A quoi me sert la croix dans l'onglet “à vérifier”?

Cela vous permet de refuser la proposition faite automatiquement. La transaction passe ensuite dans l'onglet "A catégoriser". Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les transactions “à vérifier”, et catégoriser plus tard les autres.

Afin de passer en masse les transactions dans l'onglet "A catégoriser", cliquer sur la croix en haut à droite.

Si vous ne savez pas comment catégoriser certaines transactions, inviter votre expert-comptable à rejoindre votre portail afin qu'il renseigne ou vous indique les bonnes affectations.

 

A quoi me sert la loupe ?

Une barre de recherche vous sert à taper un libellé ou un montant afin de remonter l'ensemble des transactions correspondantes. Vérifier si vos transactions sont de même catégorie et faites des modifications si besoin.

 

 

Suggestion de méthode de travail

Pour vous aider à catégoriser plus simplement :

Une vue de vos relevés est proposée par mois. Cela vous permet de vous concentrer sur vos écritures bancaires sur une période définie.

Une fois que ces transactions passent dans l'onglet "A vérifier", faites un contrôle de chaque transactions puis cliquez sur l'icône de validation en masse, afin que celles-ci se retrouvent dans l'onglet "Vérifiées".

Sélectionner un mois, classer par montant les plus élevés afin de vous focaliser sur les transactions les plus importantes car ayant un plus gros impacts sur vos projections de votre trésorerie.

Vérifier les dans l'onglet "A catégoriser", en indiquant les champs vides (comme le fournisseur, la catégorie, la TVA …) afin que les prochaines transactions similaires se catégorisent automatiquement.

 

Comment vérifier si vous avez terminé toutes les catégorisations ?

Cliquer sur l'icône de la clochette pour vous assurer que toutes les notifications sont traitées. Cela vous permet de ne rien oublier et de voir rapidement ce qu’il vous reste éventuellement à faire.

 

Intérêt lorsque la catégorisation est faite de façon régulière :

Cela permet d'avoir une vue en temps réel de votre activité, vos ventes, vos charges mais aussi alimenter vos "Prévisions de Trésorerie". Cela vous évite de passer des jours et des jours en fin d'année à perdre du temps sur la recherche de vos pièces justificatives devenues illisibles ou perdues.

 

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